OBLIGATORIOS
1. Libro de Actas: (Art. 5º Decreto 18734 Ley 13512) Se transcriben
íntegramente la totalidad las resoluciones de la Asamblea, para evitar
cualquier tipo de suspicacia o malentendido, firmadas por la totalidad
de los presentes. Se rubrica en el Registro de la Propiedad Inmueble y,
en caso de extravío o destrucción, se deberá hacer la denuncia policial.
2. Libro de Administración: (Art. 5º Decreto 18734 Ley 13512)
Se asienta todo el movimiento económico del consorcio (Ingresos y
Egresos, débito y haber). Su importancia es crucial, ya que de estas
constancias se extraerán las rendiciones de cuentas, los gastos del
Consorcio y las expensas que cada propietario estará obligado a
abonar como así también los respectivos arqueos mensuales para el
Balance. Correctamente llevado y periódicamente actualizado, permite
al consorcista controlar el manejo de los fondos y es un elemento
probatorio de vital importancia en las querellas, a peritos contables en
toda ocasión en que se suscribe un pleito que llegue a los estrados de
la Justicia. Se rubrica en el Registro de la Propiedad Inmueble.
3. Libro de Remuneraciones y Registro de Empleados: (Ley 20744
Contratode Trabajo) Se asientan y actualizan todos los datos relativos al
personal. En caso de juicio laboral la falta de datos o actualización de
este libro originan una presunción a favor del trabajador. Es obligatorio
aunque se tenga un solo empleado. Debe ser rubricado por ante el
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, cuyos inspectores suelen
requerirlo.
4. Libro de Órdenes: (Art. 25 Ley 12981) Se asientan todas las
obligaciones del personal, y las órdenes que se le imparten, por lo que
también resulta un esencial elemento probatorio en todo conflicto de
índole laboral que pudiera suscitarse. Se rubrica en el Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social.
5. Libro de Registro de Firmas de Copropietarios: (Art. 9* Ley 941)
Figura la firma y el estado de regularidad jurídica actualizado de los
titulares de dominio, y los datos particulares de los eventuales
ocupantes o inquilinos; y los medios adecuados para contactarse:
dirección, teléfonos, e-mail, etc..
6. Libro de Ascensores: (Ordenanza 49308) La empresa Conservadora
de Ascensores vuelca mensualmente la información referente al estado de
cada ascensor, especificando la existencia o no de trabajos. Se guarda en
la Sala de Máquinas bajo llave. Se rubrica en el GCBA.
OPTATIVOS
7. Libro de Comunicación: Donde los propietarios asientan sus quejas
y novedades, para conocimiento del administrador.
8. Libro de Registro de Correspondencia: Se asienta la
correspondencia recibida a diario y sirve a efectos de controlar reales
recepciones, extravíos, adulteraciones o robo de la misma. Lo lleva el
encargado.
9. Libro de Inventario:
Figura el inventario de los bienes adquiridos por el consorcio (cestos
de residuos, cortinados, maceteros, espejos, luces de emergencia,
matafuegos, sillas para inválidos, etc.), y sus movimientos.
10. Libro de Certificación de Mantenimiento:
Donde se lleva el control de la certificación según Ley 257 de frentes
y fachadas; limpieza de tanques de agua; mantenimiento de
matafuegos; desinfección y desinsectación; control de cocheras y
ascensores, etc. Puede asentarse todo lo concerniente a destapaciones
generales, arreglos de instalaciones de electricidad, gas, agua y
cloacales, o reclamos a empresas de bienes y servicios. Garantías.
Fecha de arreglos. UF.
11. Libro de Asuntos Legales:
Donde se recolecta todo lo concerniente a los asuntos legales y/o
judiciales que involucran al consorcio en relación a terceros, externos
o internos (encargados, copropietarios e inquilinos). Puede
complementarse con un anexo en el cual se adjunten leyes, decretos
o disposiciones afines a los intereses del consorcio.
12. Libro de Proveedores y Presupuestos:
Se registran los proveedores y presupuestos presentados para los
respectivos trabajos de servicio o mantenimiento a efectos de llevar
un seguimiento general del movimiento generado por los mismos en
el edificio. En caso de transferencia de mandato administrativo,
permite tener un precedente ideal de los acuerdos previos y cuotas
pendientes de pago o saldadas, y los datos de las personas o
empresas involucrados para tal fin. Permite que cualquier
copropietario pueda revisar y comparar el sentido de los gastos
como así también su devenir. Además, sirve para que, en caso de
ausencia del administrador o de hallarse imposibilitado por alguna
razón personal, el Consejo de Administración pueda suplantarlo
temporalmente y evitar daños mayores que pudieran surgir de
estas ausencias.
13. Libro de Control Sanitario y Agua Potable: (Ordenanza 45593)
Se registra el cumplimiento de la obligatoriedad de la limpieza semestral
de los tanques de agua destinada al consumo humano. Estos controles
prevén que los tanques no generen hongos ni sean portadores de todo
tipo de bacterias y/o parásitos, ni sufran todo tipo de contaminación
química ni alteración del pH correspondiente.
